Helaas zal iedere ondernemer ermee te maken krijgen, niet betaalde facturen. Dit kan komen doordat de debiteur niet wil betalen, maar het komt ook voor dat een debiteur het niet kan betalen. Blijf dus altijd in gesprek met een debiteur om de betaling te zien voldoen. Het komt ook geregeld voor dat er op geen enkele wijze telefonisch contact gelegd kan worden. Hiervoor kan je starten met het sturen van een betalingsherinnering. Alleen hoe werkt het gehele protocol van het versturen van deze herinnering?
Het volgen van de juiste stappen
Een betalingsherinnering sturen doe je natuurlijk niet zomaar. Dit wordt gedaan nadat de betalingstermijn is verstreken van de factuur zelf. In principe wordt dit twee keer gestuurd daaropvolgend zal er een aanmaning verstuurd worden. Wel is het advies om altijd telefonisch contact te houden met de debiteur. Vaak kan er een betalingsregeling getroffen worden.
Blijft er alsnog een betaling uit?
Heb je na meerdere pogingen nog steeds geen betaling ontvangen van de debiteur? Dan kun je ervoor kiezen om de factuur uit handen te geven aan een incassobureau. Een incassobureau zal er dan voor zorgen dat er een ietwat hardere aanpak komt. Dit betekent dat er een herinnering wordt gestuurd vanuit het bureau zelf. Zodra een debiteur dit ontvangt wordt er in de meeste gevallen meteen betaald. Ook kan het voorkomen dat er een regeling wordt getroffen waarbij er maandelijks een afgesproken bedrag wordt betaald. Maar wat zijn de gevolgen bij het inschakelen van een incassobureau?
Het inschakelen van een incassobureau is voor ondernemers een onaangename taak wat uitgevoerd zal moeten worden. Wel zou je ervoor moeten zorgen dat je bij de laatst aanmaning aangeeft dat het, bij uitblijven van betaling, uit handen wordt gegeven aan een incassobureau. Wanneer je dit niet hebt aangeduid, dan kan er een verschil ontstaan waardoor er geen extra kosten berekend mogen worden.
De Wet incassokosten (WIK) heeft overigens vastgesteld dat er een maximum aan extra kosten berekend mag worden over de niet betaalde factuur. Dus aan de hand van de factuur worden de incassokosten berekend. Wel is het zo dat als je een aanmaning verstuurd dat dit verplicht is. Een betalingsherinnering daarentegen weer niet als het gaat om een zakelijke klant.
Het blijft onaangenaam
In beide gevallen kan het behoorlijk vervelend zijn om een gerechtelijke procedure in werking te zetten. Het kost je immers behoorlijk wat tijd en dat steek je liever in andere zaken welke belangrijker zijn. Echter is het betaald krijgen van een factuur het beste wat je kunt hebben. Klanten zijn tevreden over jouw product of dienst en zullen dan ook de betaling snel voldoen.
Mocht er geen contact kunnen komen met de debiteur en blijft alsnog de betaling uit, ondanks dat een incassobureau dit overgenomen heeft? Dan zal er, in overleg met jou, een deurwaarder worden ingeschakeld. Een deurwaarder heeft wat dat betreft meer mogelijkheden om actie te verrichten. Denk hierbij aan beslag leggen op de bankrekening of wellicht alleen op jouw loon.